РАЗХОДИ ЗА ГОРИВО – СЧЕТОВОДНО ОТЧИТАНЕ И ДОКУМЕНТАЛНА ОБОСНОВАНОСТ

featured-image-822.png

И постоянно ми задават въпроса „Нужни ли са тези пътни листи/пътни книжки? Не може ли фактурата за закупено гориво да се осчетоводи направо на разход?“

Основен принцип в счетоводството е принципът на документалната обоснованост при отчитане на стопанските операции, при отчитане на приходи и разходи, при отчитане на придобиването и изразходването на материалните запаси, в това число и на горивата. Това е записано в разпоредбата на чл. 3, ал. 3 от Закона за счетоводството, а именно: „Предприятията осъществяват текущото счетоводно отчитане на основата на документална обоснованост на стопанските операции и факти при спазване изискванията за съставянето на документи по този закон“.

Какво е документална обоснованост неведнъж сме коментирали. В чл. 10 от Закона за корпоративното подоходно облагане е дадено определение на понятието документална обоснованост и е изброено кога един счетоводен разход е документално обоснован, което пък е основание за признаването му за данъчни цели.

За да бъде признат за данъчни цели даден счетоводен разход, включително и разхода за гориво, той трябва да е документално обоснован. Документално обоснован е разходът, когато е документиран с първичен счетоводен документ по смисъла на Закона за счетоводството, отразяващ вярно стопанската операция. В случай, че част от информацията в първичния счетоводен документ, която трябва да е налична съгласно изискванията на Закона за счетоводството, липсва, то се счита, че е налице документална обоснованост на стопанската операция, когато може да се подкрепи с други документи, които я удостоверяват и доказват безспорно.

И така… По отношение на документалната обоснованост при счетоводното отчитане на разходите за горива и данъчното им признаване, най – напред трябва да разполагате с първичен счетоводен документ, който удостоверява покупката на гориво, а това е документът, който ще ви издаде доставчикът при зареждането с гориво. В него следва да е налична информацията, изискуема по Закон за счетоводството, а именно:

  1. Наименование и номер на документа
  2. Дата на издаване
  3. Данни за издателя и получателя /чл. 6, ал. 1, т. 3 от Закона за счетоводството/
  4. Предмет, натурално и стойностно изражение на стопанската операция – предмет на покупката, количество заредено гориво, единична цена, обща стойност

С първичния счетоводен документ, който получаваме при зареждане с гориво от доставчика ДОКАЗВАМЕ ПОКУПКАТА НА ГОРИВОТО. При неговото счетоводно отразяване горивото има характер на материален запас, отчитането на който се осъществява на базата на Счетоводен стандарт № 2 „Отчитане на стоково – материални запаси“, съгласно който фирмите следва да определят сами организацията за отчитане на разходите и начина на формиране на себестойността на продукцията и услугите, като тя е елемент на счетоводната политика на съответната фирма. В цитирания стандарт са изброени възможните методи за заприхождаване и отписване на материалните запаси, като всяка фирма съобразно спецификата на дейността си следва да избере най – подходящия метод.

И така… НА БАЗА НА ДОКУМЕНТА ЗА ЗАКУПЕНО ГОРИВО, ПОЛУЧЕН ОТ ДОСТАВЧИКА И СЪДЪРЖАЩ РЕКВИЗИТИТЕ СЪГЛАСНО ЗАКОНА ЗА СЧЕТОВОДСТВОТО, ЗАРЕДЕНОТО ГОРИВО СЛЕДВА ДА СЕ ЗАПРИХОДИ В СЧЕТОВОДСТВОТО НА ФИРМАТА КАТО МАТЕРИАЛЕН ЗАПАС, Т.Е. ГОРИВОТО ИМА ХАРАКТЕР НА МАТЕРИАЛЕН ЗАПАС ПРИ НЕГОВОТО ЗАКУПУВАНЕ И В МОМЕНТА НА ПОКУПКАТА, НА БАЗА ИЗДАДЕНИЯ ДОКУМЕНТ, ТО СЛЕДВА ДА НАМЕРИ СВОЕТО СЧЕТОВОДНО ОТРАЖЕНИЕ В СЧЕТОВОДНИТЕ СМЕТКИ ЗА МАТЕРИАЛИ. СЧЕТОВОДНИ ЗАПИСВАНИЯ ПО РАЗХОДНИТЕ СМЕТКИ НЕ СЕ ПРАВЯТ И ПРИДОБИВАНЕТО НА ГОРИВОТО КАТО МАТЕРИАЛЕН ЗАПАС НЕ НАМИРА ОТРАЖЕНИЕ ВЪВ ФИНАНСОВИЯ РЕЗУЛТАТ НА ФИРМАТА.

Наличието на първичен счетоводен документ, доказващ покупката на горивото, Е ЗАДЪЛЖИТЕЛЕН, НО ТОЙ не е достатъчНО ОСНОВАНИЕ за изписване на горивото на разход. Ако не разполагаме с него, то не можем да преминем към втория етап, а той е доказване на изразходваното гориво, отчитане и признаване на разхода за гориво.

ИЗПИСВАНЕТО НА ГОРИВОТО КАТО РАЗХОД В СЧЕТОВОДСТВОТО НА ФИРМАТА СЪЩО СЛЕДВА ДА Е ДОКУМЕНТАЛНО ОБОСНОВАНО. КАК СТАВА ТОВА!?

Горивото се изписва на база пътни листи/пътни книжки. Т.е. първичният счетоводен документ, удостоверяващ фактическия разход на гориво съгласно нормата на разхода за гориво на 100 км. пробег и пропътуваните километри е пътният лист или пътната книжка за извършените превози. Пътната книжка/пътният лист трябва да съдържат изминатите километри и описание на маршрута. Като разход се отчита само сумата на фактически изразходваното гориво. Този разход е пряко свързан с правилното установяване на данъчния финансов резултат съгласно ЗКПО. Нормата, която е посочена в техническата документация на транспортното средство, може да бъде използвана като разходна норма. Реалният разход на гориво обаче се съобразява със спецификата на конкретната дейност, за която се използва и с конкретните условия, при които се използва транспортното средство, с особеностите на изминаваните маршрути, атмосферните условия. Възможно е реалния разход на гориво да се различава от посочения в техническата документация. В зависимост от спецификата и организацията на своята дейност, фирмата може да приложи различни способи за засичане на реално изразходваното гориво. В случай, че можете да докажете по безспорен начин и да обосновете реалния разход на гориво, отличаващ се от този посочен в техническия паспорт на транспортното средство, то същия следва да бъде признат за данъчни цели.

От всичко казано дотук стана ясно, че пътният лист/пътната книжка са документи, които удостоверяват изминатите километри на транспортното средство, на база на които се изчислява фактическия разход на изразходваното гориво. Но тъй като тези документи и тяхното ползване никъде не са нормативно регламентирани, то следва, че всеки друг документ, който съдържа информация относно изминатите километри и маршрута на транспортното средство, би следвало да е достатъчен, за да се спази принципът на документална обоснованост на стопанската операция.

Документът за покупка на гориво и пътният лист не са взаимно изключващи се. Т.е. наличие на пътен лист/пътна книжка без документ за покупка на гориво, както и наличието на документ за покупка на горивото без пътен лист/пътна книжка, не са основание за признаване на разхода за гориво. Това е така, защото разходната сметка за материали, по която се изписва разхода за гориво изисква стойностно отчитане на изразходваното гориво, т.е. за да изпишем разхода следва да разполагаме с информация за цената на придобиване на всяко закупено количество гориво, а разхода за гориво се установява на база изминати километри, посочени в пътен лист/пътна книжка.

Липсата на документална обоснованост за придобиване на горивото, както и за тяхното изразходване, което се установява на базата на изминатите километри, посочени в пътния лист/пътната книжка, е нарушение на счетоводното и данъчното законодателство, което дава основание при последващ данъчен контрол да бъде извършено увеличение на счетоводния финансов резултат по реда на чл. 26, ал. 2 от ЗКПО.

Автор: Ана Петрова