Какви са признаците, че вашият бизнес е жертва на „вътрешна“ измама и как можете да се предпазите?

Може да сте въвели процедури за предотвратяване на измамите в счетоводството във вашия бизнес, но те не могат да ви защитят напълно. Почти половината от всички малки фирми биват мамени от собствените си служители. Със сигурност искате да избегнете подобни финансови загуби. Вижте няколко предупредителни знаци за потенциална измама:

Прекалено голям достъп и недостатъчен надзор.

За съжаление почти във всяка фирма има по един човек, който злоупотребява с гласуваното доверие. В тази връзка не трябва да оставяте нито един от вашите служители отговорен за оторизирането на плащания и следенето на разходи. Ако гласувате такова голямо доверие на този човек и оставите в ръцете му тази финансова власт, вашата компания вече е изложена на голям риск от измама. Много малки или средно големи предприятия имат Счетоводител/ТРЗ. Той е отговорен за плащането на сметки, изготвянето на заплати, създаването на финансови отчети и обработка на счетоводни документи. По този начин финансовите измами могат да останат незабелязани с години, тъй като те могат да покриват собствените си следи или да разчитат на факта, че никой друг не следи дейността им. Именно затова обработката на финансови транзакции трябва да бъде разделена между двама души. Един служител трябва да бъде отговорен за плащанията, а друг за съгласуването им със счетоводната документация.

Разбира се, има служители, които са много отдадени на работата си и изпълняват безапелационно възложените им задължения .

Парични сметки, които не се балансират.

Независимо дали използвате касов апарат или получавате средства по банков път, трябва внимателно да съгласувате постъпленията си с продажбите и разходите си. Възможно е неправилно отчитане на продажбите, с цел лична облага. Все пак не изключвайте варианта, че се случват и човешки грешки.

Отказва да остави задачи на колегите си.

Служител, който иска да направи всичко сам и никога не си почива, може просто да е кариерист. Но може да се опитва и да прикрие измама. Ако някой служител покаже нежелание другите да поемат задълженията му, поинтересувайте се каква е причината зад това решение.

Лични проблеми.

Личната облага е може би най-често срещаният мотив, който стои зад финансовите измами. Хората предприемат такива действия, за да подсигурят бъдещето на децата си или да издържат болен роднина. Добра управленска практика е да комуникирате с вашите служители. Предлагането на емоционална подкрепа може да затрудни рационализирането на измамата. Поддържането на  постоянен диалог ви дава възможност да забележите всякакви промени в тяхното поведение и да разгледате по-отблизо работата им.

Прекомерни транзакции.

Многократните плащания или многобройни транзакции за коригиране на предишни грешки може да сигнализират нещо повече от некомпетентност. Служителят може да се опитва да прикрие плащанията към себе си, да прикрие документално измамна транзакция или да покрие предишни финансови злоупотреби.

Единственият начин да се спрат счетоводните измами е въвеждането на вътрешен контрол, който помага за откриването и предотвратяването им. Ако забележите някои от изброените предупредителни знаци за потенциална измама помнете, че често има обяснение за тези действия. Подходете към служителя по професионален начин, като го помолите да ви помогне да разберете по-добре въпросните сделки.

Автор: Ана Петрова