5-те правила на успешния счетоводен отдел

Когато компанията се разраства неминуемо се увеличава и необходимостта от отлично организиран счетоводен отдел. Независимо от мащаба на вашата фирма, съществуват основни правила, които всеки счетоводен отдел трябва да спазва, за да е успешен.

А какво всъщност се крие зад успешния счетоводен отдел?

Той трябва да работи толкова бързо колкото всеки един друг отдел в компанията, но също така се ръководи от хора, които умеят да взимат решения въз основа на точното финансово положение на бизнеса. Служителите в успешния счетоводен отдел не просто водят отчет или извършват плащания, а могат да дадат безпогрешна финансова информация в реално време, за да може бизнесът да процъфтява на съвременния конкурентен пазар.  

Няма значение дали разполагате със собствен счетоводен отдел или ангажирате външна фирма, в следващите редове ще научите какви са правилата на успешното счетоводство:

1. Получава навременна информация

Добрият счетоводен отдел събира навременно ключова финансова информация. В днешно време данните за извършените транзакции са достъпни почти веднага и могат бързо да бъдат въведени в счетоводната програма.

Без актуална информация за финансовото състояние не може да се разчита, че бюджетирането и други прогнозирания ще бъдат точни. В допълнение, ненавременната информация може да превърне инвестицията или решението ви в много рискована операция. Едно е да научите, че плановете ви надхвърлят бюджета, но съвсем друго е когато го разберете, след като разходът към доставчика е направен, а средствата за погасяване на задължението не достигат.

2. Получава точни данни

Прецизното събиране на точни данни е от съществено значение за успешния счетоводен отдел или за всеки, който смее да нарече себе си компетентен счетоводител. Без точна финансова информация не може да вземете правилни бизнес решения. 

Когато една компания изготвя стратегически решения, базирани на неточен прогнозен бюджет или неверен отчет за паричните потоци, последствията могат да бъдат фатални и могат да навредят на компанията и репутацията ‎ѝ.

3. Процес и процедури

Навременното събиране на информация е едно от правилата на успешния счетоводен отдел, но процесите и процедурите са инструментите, с които да ги постигнете.

Необходимо е да имате ясни и точни Процедури за обработка на документите, за да сте сигурни, че отговорността за събиране на информация е определена и разпределена между счетоводителите в отдела.

Важно е да изготвите и Процедури за съгласуване, чрез които да се уверите, че цялата информация, която влиза в общата база данни, е коректна. Не на последно място за успеха на счетоводния отдел са необходими Процедури за преразглеждане, за да сте сигурни, че няма да бъдат предприети стъпки на база на грешна финансова информация.

4. Системи и финансов контрол

Всеки перфектен счетоводен отдел предприема мерки, за да контролира точността на финансовите данни и докладване. Едно от правилата е да бъде определен контрольор или главен счетоводител, който да ръководи останалите счетоводители, с което ще се предпазите от допускане на човешка грешка. Но това със сигурност не означава, че отговорността за точността на счетоводството на която и да е компания трябва да пада само и единствено върху един човек.  

Хората правят грешки и ако определеният контрольор допусне грешка, това би могло да има катастрофални последствия. Именно затова е важно регулярно да се извършва одит, като одиторите и счетоводителите трябва да достигат до консенсус на различни етапи от счетоводния процес.

5. Стратегически решения и действия, базирани на финансовите данни

Финансовата информация е съществена за изготвяне на бюджета и плащането на данъци и такси, но е необходима и при взимането на решения и предприемането на действия.

Придобивания, инвестиции и други стратегически покупки трябва да се правят само, когато сте сигурни, че разполагате с прецизна и точна финансова информация.

След като счетоводният отдел предостави необходимата информация, хората, ангажирани с взимането на решения, могат да инвестират, за да се разрасне компанията. Успешното счетоводство ще анализира финансите на компанията, за да оптимизира разходите и да „освободи“ още повече средства за инвестиции. Стратегическите решения винаги трябва да бъдат взимани с особено внимание, оповавайки се както на предишна, така и на актуална финансова информация. Комбинирайки старите с новите финансови данни, може да направите прогноза за бъдещото представяне на компанията.

Корект Акаунт Консулт е синоним на успешен счетоводен отдел. Не се колебайте да се свържете с нас.